Kalkulieren statt schätzen: Dein Stundensatz entscheidet über Gewinn oder Verlust

Frag einen Laborinhaber nach seinem Stundensatz, und Du bekommst oft eine Zahl, die „schon immer so war". Übernommen vom Vorgänger, ein bisschen angepasst, irgendwann nach Gefühl erhöht. Das Problem: Wenn der Stundensatz nicht stimmt, stimmt kein einziger Preis in Deinem Labor. Jede Krone, jede Prothese, jede Schiene baut darauf auf. Dieser Artikel zeigt Dir, warum Schätzen so teuer ist und wie Du Deinen Stundensatz so rechnest, dass er Dein Labor trägt.

Warum Schätzen so teuer ist

Ein geschätzter Stundensatz ist fast immer zu niedrig. Der Grund ist einfach: Im Kopf rechnest Du mit dem, was Du siehst. Lohn, Material, vielleicht die Miete. Was Du nicht siehst, fällt unter den Tisch. Urlaubstage, Krankheit, Fortbildung, Maschinenstillstand, die Stunden, in denen Du selbst am Telefon hängst statt am Arbeitsplatz zu stehen. All das kostet Geld, bringt aber keinen Umsatz. Wer das nicht einrechnet, verkauft jede Stunde unter Wert und merkt es erst am Jahresende, wenn der Gewinn fehlt.

Die zwei Zahlen, die Du wirklich brauchst

Ein sauberer Stundensatz entsteht aus zwei Fragen. Erstens: Was kostet Dein Labor im Jahr? Zweitens: Wie viele Stunden kannst Du davon tatsächlich verkaufen?

• Die Gesamtkosten: Löhne inklusive Arbeitgeberanteil, Dein eigener Unternehmerlohn, Miete, Energie, Versicherungen, Abschreibungen auf Maschinen, Software, Verwaltung, Fahrzeug. Alles, was das Labor braucht, um zu existieren.
• Die produktiven Stunden: Nicht die bezahlten Stunden, sondern die, die wirklich am Werkstück verbracht werden. Von 1.700 bezahlten Stunden bleiben nach Urlaub, Krankheit, Rüstzeiten und Verwaltung oft nur 1.200 bis 1.300 übrig.

Teile die Gesamtkosten durch die produktiven Stunden, und Du hast Deinen Kostenstundensatz. Das ist die Untergrenze. Darunter verlierst Du Geld, egal wie viel Du arbeitest. Erst der Gewinnaufschlag darüber macht aus der Kostendeckung ein Unternehmen.

Der häufigste Fehler: die produktiven Stunden zu hoch ansetzen

Hier liegt der Hebel, den fast alle unterschätzen. Wer mit 1.700 statt 1.250 produktiven Stunden rechnet, setzt den Stundensatz um gut ein Viertel zu niedrig an. Bei einem Labor mit 400.000 Euro Jahreskosten sind das rund 70 Euro Unterschied pro Stunde. Auf ein Jahr gerechnet ist das der Unterschied zwischen einem Labor, das wächst, und einem, das nur beschäftigt ist. Sei bei den produktiven Stunden also ehrlich, nicht optimistisch.

Nicht jede Stunde ist gleich viel wert

Ein einziger Stundensatz für das ganze Labor ist ein Anfang, aber noch nicht das Ziel. Eine Stunde an der CAD/CAM-Anlage trägt andere Kosten und einen anderen Wert als eine Stunde Kunststoffarbeit. Die Maschine ist teuer, die Leistung hochwertig, der Ausstoß höher. Wer alles über einen Kamm schert, verschenkt bei den hochwertigen Leistungen Geld und ist bei den einfachen zu teuer. Deshalb lohnt es sich, je nach Arbeitsbereich mit unterschiedlichen Sätzen zu rechnen.

Vom Stundensatz zum Preis

Steht der Stundensatz, wird jede Position planbar: Arbeitszeit mal Stundensatz plus Material plus Fremdleistung ergibt Deine Kosten. Darauf kommt Dein Gewinn. Das Ergebnis ist ein Preis, den Du begründen kannst, auch gegenüber der Zahnarztpraxis. Wer seine Kalkulation kennt, diskutiert nicht mehr über Preise, sondern erklärt sie. Und er weiß genau, wo die Grenze liegt, unter der ein Auftrag keinen Sinn mehr ergibt.

Wie oft solltest Du nachrechnen?

Mindestens einmal im Jahr, besser zu jedem Jahreswechsel. Löhne steigen, Energie wird teurer, Maschinen kommen dazu. Ein Stundensatz von vor drei Jahren ist heute mit hoher Wahrscheinlichkeit zu niedrig. Und wer nicht nachzieht, hält nicht seine Preise, sondern senkt sie schleichend, weil die Kosten unbemerkt davonlaufen.

Deine Kalkulation in vier Schritten

1. Alle Jahreskosten sammeln, inklusive Deines eigenen Unternehmerlohns.
2. Produktive Stunden ehrlich ermitteln, nicht bezahlte Stunden.
3. Kostenstundensatz berechnen und Gewinnaufschlag festlegen.
4. Je Arbeitsbereich differenzieren und jährlich nachrechnen.

Fazit

Dein Stundensatz ist keine Nebensache, sondern das Fundament Deines ganzen Labors. Wer ihn schätzt, arbeitet im Blindflug. Wer ihn rechnet, weiß bei jedem Auftrag, ob er sich lohnt, und kann seine Preise mit ruhigem Gewissen vertreten. Genau dafür gibt es den BEB Kalkulator Pro: Stundensatz ermitteln, Positionen kalkulieren, Angebote sauber aufbauen. Ohne Excel, ohne Bauchgefühl.